Personalakten digitalisieren –
revisionssicher, effizient und automatisiert
Als Experte für Scandienstleistungen bieten wir Ihnen eine professionelle Lösung für die Digitalisierung Ihrer Personalakten - mit höchsten Sicherheitsstandards
Unverbindliche Anfrage starten
Echte Mehrwerte für Ihr Unternehmen
Die Verwaltung von Personalakten ist mit hohem Zeitaufwand, ineffizienten Prozessen und datenschutzrechtlichen Herausforderungen verbunden. Gerade in einer Arbeitswelt, die immer digitaler, dezentraler und schneller wird, stoßen klassische Aktenordner an ihre Grenzen. Papierbasierte Prozesse bremsen die Effizienz, erschweren den Zugriff auf wichtige Informationen und sind fehleranfällig.
Mit der digitalen Personalakte bringen Sie Ordnung in Ihre HR-Prozesse, sparen wertvolle Zeit und erfüllen gleichzeitig alle gesetzlichen Anforderungen im Bezug auf die DSGVO. Dokumente sind jederzeit und standortunabhängig verfügbar – sicher, transparent und strukturiert. So schaffen Sie die Grundlage für eine moderne, zukunftsorientierte Personalverwaltung.
- Automatisierte Ablage & moderne digitale Workflows
- Zentrale Dokumentenstruktur mit Suchfunktion & Zugriffsprotokoll
- Datenschutzkonforme Speicherung, Archivierung & Rechteverwaltung
- Sicherer Zugriff – jederzeit und von überall
- Weniger Lagerfläche und Kosten
Digitalisierung von Personalakten: Interne Lösung oder professioneller Scandienstleister?
Die Digitalisierung von Personalakten stellt viele Unternehmen vor die Entscheidung: selbst scannen oder auslagern? Während die Eigenleistung mit hohem Aufwand, technischen Investitionen und sensiblen Datenschutzfragen verbunden ist, bieten wir als externer Scandienstleister eine effiziente, sichere und rechtskonforme Lösung.
Durch das Outsourcing profitieren Unternehmen von einem reibungslosen Ablauf, langjähriger Erfahrung und vollständiger Revisionssicherheit – ganz ohne internen Aufwand.
Erst durch genaues Klassifizieren und Indexieren
werden Personalakten zu richtigen digitalen Assets
Besonders hier zeigen sich die Qualitätsunterschiede zwischen den Anbietern und genau an diesem Punkt können wir unsere ganze Expertise und Erfahrung ins Spiel bringen.
Sie profitieren von unseren geschulten Mitarbeiter*innen, die es gewohnt sind hochkomplexe Dokumente und Daten zu verarbeiten und zu klassifizieren.
Wir richten uns dabei genau nach ihren Anforderungen, beraten Sie aber auch gerne zu Best-Practice Lösungen die bei anderen Kunden sehr gut funktionieren und sich bewährt haben.
Unverbindliche Anfrage starten
Vertrauliche Personalakten verdienen einen Scandienstleister mit Erfahrung & Sicherheit
Personalakten enthalten hochsensible personenbezogene Daten – deshalb ist beim Scannen höchste Sorgfalt geboten. Als erfahrener Dienstleister für digitale Personalakten kombinieren wir effiziente Scanprozesse mit umfassendem Datenschutz und zertifizierter Sicherheit. Wir garantieren eine präzise Digitalisierung Ihrer Dokumente sowie ein DSGVO-konformes und revisionssicheres Handling. Dank modernster Technik, zertifizierten Prozessen und Schutzklassen verläuft die Umstellung auf die digitale Personalakte für Sie reibungslos – und absolut sicher.
- Datenschutzkonform nach DSGVO & BDSG
- ISO 27001 Informationssicherheitsmanagement
- ISO 9001 Qualitätsmanagement
- TR-RESISCAN zertifiziert
- Langjährige Expertise in verschiedenen Branchen
- Zertifizierte deutsche Rechenzentren mit Banken IT-Sicherheitstandard
Vom Papier zur digitalen Lösung –
So gelingt die Einführung der digitalen Personalakte in 6 Schritten
1. Verpackung & Vorbereitung
Die Personalakten werden sortiert, sicher verpackt und für den Transport vorbereitet. Wir achten auf eine klare Trennung sensibler Dokumente und dokumentieren jede Akte für maximale Nachvollziehbarkeit.
2. Transport & Logistik zum Scancenter
Der geschützte Transport erfolgt mit höchsten Sicherheitsstandards. So ist sichergestellt, dass Ihre Dokumente schnell und sicher in unserem Scancenter ankommen.
3. Scanfertige Aufbereitung der Dokumente
Im Scancenter werden die Akten aus Ordnern entnommen, entklammert und glättet. Doppelseiten, Trennblätter und besondere Formate werden erkannt und vorbereitet – für eine optimale Scanqualität.
4. Scan & Digitalisierung der Personalakten
Die physischen Dokumente werden mit modernster Technik digitalisiert – in hoher Auflösung, DSGVO-konform und revisionssicher. Das Resultat sind präzise und durchsuchbare PDF-Dokumente.
5. Indexierung, Klassifizierung & Qualitätskontrolle
Jede Datei wird systematisch benannt, nach vordefinierten Kategorien klassifiziert und mehrfach geprüft. So entsteht eine strukturierte, sofort nutzbare digitale Personalakte – fehlerfrei und vollständig.
6. Bereitstellung & Archivierung
Die digitalen Akten stellen wir Ihnen im gewünschten System bereit. Auf Wunsch erfolgt zudem die rechtssichere Archivierung oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.
140
Millionen Dokumente pro Jahr
> 350
Mitarbeiter*innen an 4 Standorten
> 1000
Kunden im Scanbereich
" Von unserer jahrzehntelangen Erfahrung als einer der größten Scandienstleister Deutschlands und unserer Herkunft aus dem genossenschaftlichen Bankensektor profitieren all unsere Kunden – unabhängig von der Branche. "
Uwe Pentrup – Vertriebsleiter Scandienstleistungen
Wir beraten Sie gerne persönlich!
Tel. +49 251 20830-0
info@ratiodata.de
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen rund um das Thema Personalakten digitalisieren. Wir erstellen Ihnen gerne ein unverbindliches Angebot und stehen Ihnen als Experten jederzeit gerne zur Verfügung.
- Unsere Experten beantworten Ihre Fragen
- Wir erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot
- Gemeinsam finden wir Lösungen, die zu ihrem Unternehmen passen
