Im Februar 2021 fiel der langersehnte Startschuss für die Impfzentren in Deutschland, ein wichtiger Schritt im Kampf gegen die Corona-Pandemie. Mit dabei auch 26 Impfzentren einer Kassenärztlichen Vereinigung, die die Ratiodata als Digitalisierungspartner unterstützt. Bereits in der Vorbereitung während der Vormonate zeigte sich: Die Kassenärztliche Vereinigung braucht einen starken Partner, um die physischen Impfunterlagen aus den Impfzentren kurzfristig zu digitalisieren und in einem Datenformat zur Verfügung zu stellen, das den Aufbau eines digitalen Archivsystems ermöglicht.
Eine willkommene Gelegenheit für die Ratiodata, die Kassenärztliche Vereinigung zu unterstützen und mit ihrer langjährigen Expertise im Geschäftsbereich Scan- & Dokumenten-Services ihren Teil zur erfolgreichen Immunisierung großer Bevölkerungsgruppen beizutragen. Binnen weniger Wochen stellte sie ein durchdachtes Digitalisierungs-, Logistik- und Einlagerungskonzept auf, das die Kassenärztliche Vereinigung nachhaltig überzeugen konnte.
Nach erfolgreichem Abschluss der Projekt- und Prozessplanungsphase übernahm die Ratiodata mit Eröffnung der Impfzentren und deren Erstellung von Impfunterlagen folgende wesentlichen Tätigkeiten:
Abholung der Unterlagen in den Impfzentren und Transport zur Ratiodata
Digitalisierung der Unterlagen, Auslesen von Daten und Weitergabe an die Systeme der Kassenärztlichen Vereinigung
Einlagerung oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originaldokumente, je nach Anforderungen
Bei den digitalisierten Dokumenten handelte es sich um besonders schützenswerte Daten im Sinne des Artikels 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da hier sensible Gesundheitsdaten erhoben und verarbeitet wurden. Die Ratiodata war und ist auf diese Anforderungen bestens vorbereitet. Ihre jährlich auditierten Zertifizierungen gemäß ISO 27001, ISO 9001, IDW PS 951 (Typ 2) sowie BSI TR 03138 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ermöglichten es, jederzeit Dokumente mit einem hohen Schutzbedarf – wie es bei persönlichen Gesundheitsdaten der Fall ist – rechtssicher zu verarbeiten.
Im Rahmen des Logistikkonzepts holte die Ratiodata an den insgesamt 26 Impfzentren täglich die erzeugten Impfunterlagen ab und transportierte diese zu einem ihrer nächstgelegenen Produktionsstandorte in Münster oder Duisburg. Auch das dafür erforderliche Transport- und Verpackungsmaterial stellte sie im Zuge dessen bedarfsgerecht bereit, um die Dokumente zu jeder Zeit optimal zu schützen. Darüber hinaus wurden nach Bedarf zusätzliche Impfunterlagen aus besonderen Impfkampagnen, wie beispielsweise in Pflegeheimen, verarbeitet. So konnte die Ratiodata 2021 insgesamt über fünf Millionen Impfvorgänge digitalisieren und die gewonnenen Daten an die Kassenärztliche Vereinigung ausliefern.
”Die Digitalisierung und Verarbeitung der Impfunterlagen aus den 26 Impfzentren war 2021 für uns ein echtes Herzensprojekt. Wir sind stolz, dass wir mit unseren Zertifizierungen im Geschäftsbereich Scan- & Dokumenten-Services seit Jahren bestens für die Healthcare-Branche aufgestellt sind. So konnten wir jetzt als Digitalisierungspartner einen wertvollen Beitrag zur Immunisierung der Bevölkerung und damit zur Bekämpfung der Corona-Pandemie leisten.
Sebastian Wendt - Leiter Scan- & Dokumenten-Services
Seit vielen Jahren lässt sich die Ratiodata in den Bereichen Qualitätsmanagement (ISO 9001), Informationssicherheit (ISO 27001) und Umweltmanagement (ISO 14001) mit den ISO-Zertifizierungen durch den TÜV-Rheinland auditieren. Im Rahmen der regelmäßigen Audits begutachten die Prüfer die innerbetrieblichen Abläufe des Unternehmens anhand von Standortbegehungen, Systemprüfungen sowie Dokumentensichtungen – alles vor dem Hintergrund der strengen Anforderungen der internationalen Normen. Ziel der Zertifizierungen ist unter anderem eine stetige Verbesserung der internen Prozesse.
