Geschäftsbericht

New Work: Mit ihrem Projekt „Lean Digital Workspace“ setzt die DZ BANK AG neue Maßstäbe beim Thema digitaler, cloudbasierter Arbeitsplatz. Im Rahmen dessen entschied sie sich, das Kommunikations- und Kollaborationstool Microsoft Teams unternehmensweit auszurollen. Der erste Pilot startete – initial zunächst mit rund 600 Teilnehmenden – bereits am 1. Dezember 2020. Bis Ende 2021 konnten mit Unterstützung der Ratiodata flächendeckend bundesweit alle Anwender*innen der DZ BANK AG ausgestattet werden.

Nach erfolgreichem Rollout fehlten für den alltäglichen Einsatz jedoch weitere Telefonieleistungsmerkmale wie z. B. die Funktionen für generelle Festnetztelefonie, Anrufgruppen oder Assistenzszenarien. Aufgrund ihrer weitreichenden Expertise erhielt die Ratiodata den Auftrag, diese Leistungsmerkmale für sämtliche Standorte der DZ BANK AG im Zuge des Teilprojekts „Enterprise Voice Softphone“ zur Verfügung zu stellen. Dazu nutzt sie die zentrale Session-Border-Controller-Infrastruktur, die sie zuvor selbst implementiert hat. Ein Pilot mit rund 400 Teams-Enterprise-Voice-Benutzer*innen startete im Oktober 2021. Gleichzeitig baut das verantwortliche Projektteam Kommunikationslösungen die bestehende Infrastruktur mit IP-Telefon-Endgeräten zugunsten Microsoft Teams zurück.

Über die gesamte Projektdauer unterstützt die Ratiodata die DZ BANK AG technisch, berät projektbegleitend und stellt dauerhaft den Second-Level-Support für Microsoft Teams mit Enterprise Voice sicher. Diverse wichtige Meilensteine des Projekts konnten bereits erfolgreich erreicht werden. So wurde die zentrale Telefonie-Infrastruktur an die Microsoft-Teams-Cloud angebunden und ein Notfallsystem sorgt im Falle eines Ausfalls der Microsoft Cloud dafür, dass die Lösung die strengen Compliance-Anforderungen für regulierte Unternehmen jederzeit erfüllt.

Das Projekt der DZ BANK AG wird für die Ratiodata auch das Jahr 2022 maßgeblich mitbestimmen. Seit Anfang des Jahres verantwortet sie die Umstellung aller Inlandsfilialen auf Microsoft Teams. Auch die Auslandsfilialen der Gruppe rücken noch in diesem Jahr in den Fokus, um bis Dezember alle Arbeitsplätze der Gruppe und damit insgesamt 7.500 globale Benutzer*innen auf Microsoft Teams zu überführen und den vollen Ausbau der Enterprise-Voice-Telefonie zu erreichen.

Für die Ratiodata hat das Projekt mit der DZ BANK AG großes Zukunftspotenzial: Sie plant unternehmensintern, selbst den Schritt in Richtung Intelligent Communications mit Microsoft Teams in die Cloud zu gehen. Die Erfahrungen, die sie damit bei ihren Kunden gesammelt hat, werden in den Aufbau der eigenen Enterprise-Voice-Lösung einfließen und zusätzlich die Expertise im Bereich moderner SIP-Kommunikation festigen. Microsoft Teams wird damit zukünftig bei der Ratiodata eine wichtige Komponente in der Modern-Workplace-Ausstattung darstellen.

Das aktuell vorherrschende Thema New Work, beschleunigt durch die Corona-Pandemie, führt zu einem Wandel der Meetingkultur. Ihre Zukunft ist hybrid und digital – aus Büros, Homeoffices und Konferenzräumen kommen Mitarbeiter*innen an einem zentralen Ort zusammen. Dieser Umbruch fordert zunehmend moderne Hard- und Softwarelösungen für dedizierte Arbeitswelten. Um den wachsenden Leistungsanforderungen und Marktangeboten zu begegnen und ihre Kunden auf dem Weg zu individuell abgestimmten Konferenzraumsystemen bestmöglich zu unterstützen, reagiert die Ratiodata mit maßgeschneiderten Medientechnik-Konzepten. Ein besonderer Anspruch dabei: hinsichtlich der Teilnahme an verschiedenen Videokonferenzservices eine hohe Flexibilität für intern wie extern genutzte Besprechungs- und Beratungsräume zu wahren.

In ihrem umfangreichen Produktportfolio setzt die Ratiodata für die Ausstattung auf die Zusammenarbeit mit namhaften Herstellern. Hier kommen ihr die Partnerschaften mit weltweit führenden Lieferanten zugute. Gemeinsam mit Ricoh und Pixel-Com entstehen in enger Zusammenarbeit mit den Kunden bedarfsgerechte, passgenaue Lösungen und Services. Dabei kommen neueste medientechnische Komponenten wie Displays, Whiteboards, Webcams, Soundbars, Mikrofonierungen und Co. zum Einsatz, die auch in ihrer Interaktion aufeinander zugeschnitten werden.

Insbesondere für aufwendig gestaltete Konferenzräume werden kundenindividuelle Projekte durchgeführt. Als Full-Service-Anbieter begleitet die Ratiodata ihre Kunden entlang des gesamten Lebenszyklus der Medientechnik. Von der ersten Konzeption samt intensiver Beratung und Planung der Medienkomponenten über deren Beschaffung, Installation und Inbetriebnahme bis hin zum anschließenden Betrieb durch Servicekonzepte stehen stets die spezifischen Anforderungen der Kunden im Mittelpunkt. Die angebotenen Servicemodule umfassen zum Beispiel einen Austauschservice, turnusmäßige Überprüfungen der Komponenten oder VIP-Services für Veranstaltungen des Kunden.

2021 setzte die Ratiodata diverse Medientechnikprojekte für verschiedene Finanzdienstleister und Verbände um. Hier stellte sie beispielsweise für den Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR) einen wichtigen Meetingraum am Standort Berlin gemeinsam mit dem Partner Ricoh medientechnisch für die Zukunft auf. In enger Zusammenarbeit entstand ein moderner Videokonferenzraum mit einigen technischen Raffinessen wie Speakertracking, Voicelifting, Videowall, Raumsteuerung, variabler Kamerasteuerung mit Regieplatz und natürlich der Möglichkeit des Einsatzes verschiedener Video- und Webkonferenzlösungen wie VR-Video und Microsoft Teams. Über den umfangreichen Service hinaus sind künftig weitere gemeinsame Projekte im Bereich Medientechnik und Konferenzraumlösung beim BVR geplant.

Auch die DZ BANK AG stattet die Ratiodata seit August 2020 fortlaufend mit Videokonferenzsystemen aus. Den Auftakt machte dort ein Pilotprojekt mit fünf Konferenzräumen in Frankfurt. Im vergangenen Geschäftsjahr folgten dann maßgeschneiderte Konzepte für drei Vorstandskonferenzräume in Frankfurt und Düsseldorf sowie drei Standardkonferenzräume in Stuttgart, Frankfurt und Düsseldorf.

Gemeinsam mit Partner Pixel-Com werden individuell auf die Anforderungen des Kunden sowie auf dessen Clients und Anwendungen zugeschnittene Lösungen bereitgestellt, die auf modernste Videokonferenztechnik setzen. So kommen beispielsweise Cisco Room Kits Pro, Sennheiser-Deckenmikrofone oder auch Bose-Soundanlagen zum Einsatz. Dabei gilt es, die Kompatibilität mit allen in der DZ BANK AG gängigen Tools wie Microsoft Teams, Skype for Business, GoTo Meeting und auch der VR-Video-Plattform sicherzustellen.

Eine besondere Herausforderung für den erfolgreichen Projektabschluss im vergangenen Jahr stellten die aufgrund der Corona-Pandemie weltweit herrschenden Lieferschwierigkeiten dar. So bestanden teilweise bis zu neunmonatige Lieferzeiten für Konferenztechnik. Um den Bedarf von hybriden Meetings im Vorstandsbereich zu decken, konnten kurzfristig Videokonferenzanlagen aus der Ratiodata ausgebaut und in der DZ BANK AG eingebaut werden. Zudem kamen Interimslösungen in bereits für Konferenztechnik vorbereiteten Räumlichkeiten zum Einsatz, sodass auch andere Anwender*innen hybride Meetings innerhalb der Konferenzräume wahrnehmen konnten.

Die Zusammenarbeit im Bereich Medientechnik mit der DZ BANK AG ist langfristig angelegt. So befinden sich bereits weitere Meetingraum Projekte in Planung, die noch im Jahr 2022 umgesetzt werden und die die komplette medientechnische Neugestaltung von insgesamt 22 Konferenzräumen sowie die Modernisierung acht vorhandener Installationen vorsehen.

Die Ratiodata baut ihre Stellung als Managed Service Provider im Gesundheitsumfeld deutlich aus. Die ITSCare beauftragte die Ratiodata als zentralen Servicepartner für die Betreuung von insgesamt 24.000 Arbeitsplätzen, Monitoren und Druckern bei den AOKs (Allgemeinen Ortskrankenkassen) von vier Bundesländern im Südwesten Deutschlands.

Als Spezialist für IT-Dienstleistungen ist die ITSCare für die Verarbeitung und Speicherung der Sozialdaten von 6,6 Millionen Versicherten sowie die Bereitstellung von Arbeitsplatzhardware und -services für die angeschlossenen Krankenkassen verantwortlich. Wichtige Teile dieser Services werden nun als Unterauftragnehmerin durch die Ratiodata erbracht. So übernimmt sie unter anderem den zentralen Infrastrukturbetrieb, zu dem die Bereiche Software-Services, Softwareverteilung und paketierung zählen. Im Bereich der dezentralen Services bringt die Ratiodata ihre Expertise in den Feldern Arbeitsplatz-, Field- und Warenkorb-Service ein.

Das 700 m² große Softwareinstallationscenter am Ratiodata Standort in Koblenz bildete dabei den zentralen Hub, um Geräte für die Kunden der ITSCare mit Software zu versorgen, zu konfigurieren und auszuliefern. An über 650 Installationsplätzen kann dabei die Hardware zeitgleich mit individueller Software betankt werden. Am gleichen Standort wird im Logistikzentrum Austausch- und Neuware bevorratet, um Bestellungen schnell bedienen und Ersatzlieferungen leisten zu können. Die Inbetriebnahme von neuen oder zu ersetzenden Geräten wird durch den Field-Service der Ratiodata übernommen. Mit über 300 Servicetechniker*innen wird ein flächendeckendes Servicenetz realisiert, das im gesamten Geschäftsgebiet kurze Anfahrtswege ermöglicht. Auf diesem Weg kann auch gesteigerten Anforderungen an Verfügbarkeit und Reaktionszeiten Rechnung getragen werden.

Zur Erbringung der Services wurde die Ratiodata an das von der ITSCare genutzte Helpdesk-Tool sowie deren Onlineshop angeschlossen. Über diese Kopplung können die Kunden der ITSCare Serviceaufträge eröffnen sowie Hardwarebestellungen ausführen und Bestandsänderungen (wie zum Beispiel den Umzug eines Geräts) direkt beauftragen. Mit dem Change of Control am 30. Juni 2021 konnte die Migration von den Bestandsprovidern zur Ratiodata erfolgreich abgeschlossen werden.

Im Zuge des Projektes wurden die besonderen Anforderungen des Bereiches Healthcare umgesetzt und das Leistungsspektrum der Ratiodata wurde unter anderem durch erweiterte Angebote im Bereich Software-Services ergänzt. In Verbindung mit dem bundesweit agierenden Field-Service sieht sich die Ratiodata somit für weitere Kunden aus der Gesundheitsbranche bestens vorbereitet.

Im Februar 2021 fiel der langersehnte Startschuss für die Impfzentren in Deutschland, ein wichtiger Schritt im Kampf gegen die Corona-Pandemie. Mit dabei auch 26 Impfzentren einer Kassenärztlichen Vereinigung, die die Ratiodata als Digitalisierungspartner unterstützt. Bereits in der Vorbereitung während der Vormonate zeigte sich: Die Kassenärztliche Vereinigung braucht einen starken Partner, um die physischen Impfunterlagen aus den Impfzentren kurzfristig zu digitalisieren und in einem Datenformat zur Verfügung zu stellen, das den Aufbau eines digitalen Archivsystems ermöglicht.

Eine willkommene Gelegenheit für die Ratiodata, die Kassenärztliche Vereinigung zu unterstützen und mit ihrer langjährigen Expertise im Geschäftsbereich Scan- & Dokumenten-Services ihren Teil zur erfolgreichen Immunisierung großer Bevölkerungsgruppen beizutragen. Binnen weniger Wochen stellte sie ein durchdachtes Digitalisierungs-, Logistik- und Einlagerungskonzept auf, das die Kassenärztliche Vereinigung nachhaltig überzeugen konnte.

Nach erfolgreichem Abschluss der Projekt- und Prozessplanungsphase übernahm die Ratiodata mit Eröffnung der Impfzentren und deren Erstellung von Impfunterlagen folgende wesentlichen Tätigkeiten:

Abholung der Unterlagen in den Impfzentren und Transport zur Ratiodata
Digitalisierung der Unterlagen, Auslesen von Daten und Weitergabe an die Systeme der Kassenärztlichen Vereinigung
Einlagerung oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originaldokumente, je nach Anforderungen
Bei den digitalisierten Dokumenten handelte es sich um besonders schützenswerte Daten im Sinne des Artikels 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da hier sensible Gesundheitsdaten erhoben und verarbeitet wurden. Die Ratiodata war und ist auf diese Anforderungen bestens vorbereitet. Ihre jährlich auditierten Zertifizierungen gemäß ISO 27001, ISO 9001, IDW PS 951 (Typ 2) sowie BSI TR 03138 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ermöglichten es, jederzeit Dokumente mit einem hohen Schutzbedarf – wie es bei persönlichen Gesundheitsdaten der Fall ist – rechtssicher zu verarbeiten.

Im Rahmen des Logistikkonzepts holte die Ratiodata an den insgesamt 26 Impfzentren täglich die erzeugten Impfunterlagen ab und transportierte diese zu einem ihrer nächstgelegenen Produktionsstandorte in Münster oder Duisburg. Auch das dafür erforderliche Transport- und Verpackungsmaterial stellte sie im Zuge dessen bedarfsgerecht bereit, um die Dokumente zu jeder Zeit optimal zu schützen. Darüber hinaus wurden nach Bedarf zusätzliche Impfunterlagen aus besonderen Impfkampagnen, wie beispielsweise in Pflegeheimen, verarbeitet. So konnte die Ratiodata 2021 insgesamt über fünf Millionen Impfvorgänge digitalisieren und die gewonnenen Daten an die Kassenärztliche Vereinigung ausliefern.

An den beiden Standorten Koblenz und Münster richtete die Ratiodata in ihren Bestandsgebäuden neue Eventbereiche ein, um den wachsenden Mitarbeiterzahlen und Kundenveranstaltungen gerecht zu werden. Die multifunktionalen, großen Konferenzräume setzen auf modernste Medientechnik, um verschiedenste Nutzungsszenarien – von Präsenzveranstaltungen bis zu hybriden Meetings – optimal abzudecken.

Mit dem Auszug der Serviscope als Untermieter aus ihren Räumlichkeiten in Münster ergab sich die Chance, hier einen kompletten Konferenzbereich neu einzurichten. So entstanden ein großer, modular trennbarer Eventraum samt Bewirtungsgelegenheit, zwei kleinere Besprechungs- und Konferenzräume sowie eine moderne offene Ausstellungsfläche für die Produktpräsentation gegenüber Kunden und Besucher*innen. Im großen Eventraum kommt ein Videokonferenzsystem mit zwei 98-Zoll-Monitoren, mehreren Kameras, Soundanlage und Deckenmikrofonen zum Einsatz. So lassen sich Videobild und Präsentationen übertragen und virtuelle Zusammenkünfte abbilden. Zusätzlich bieten in die Wand verbaute Bildschirme Platz für die Präsentation von Bildern oder Videos gegenüber externen Kunden. Die Steuerung der Medientechnik, der modernen Klima- sowie Lüftungstechnik, einer weiteren versenkbaren Leinwand samt Deckenbeamerlift und der farbigen LED-Deckenspots läuft über ein Touchpad, während der Laptop als Präsentationsmedium dank des BenQ InstaShow direkt mit der Medientechnik interagiert.

Auch in Koblenz wurde aus ehemaligen Büros und einem vorherigen kleinen Besprechungsraum eine etwa 200 Quadratmeter große Eventfläche geschaffen. Das hier verbaute Videokonferenzsystem weist eine medientechnische Ausstattung auf, die vergleichbar ist mit der am Standort in Münster. Der nebengelagerte Bewirtungsbereich ermöglicht darüber hinaus die Vermietung an externe Unternehmen samt Catering.

Die neuen Eventbereiche kamen im vergangenen Geschäftsjahr bereits bei mehreren Anlässen zum Einsatz. Sie wurden neben internen Besprechungen und Tagungen auch für die Ratiodata Banken-Roadshow genutzt. Auch extern konnten die Räumlichkeiten bereits erfolgreich vermietet werden. So fand in Münster unter anderem ein AfterWorkShop des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft (BVMW) Münsterland gemeinsam mit der Kommunikationsagentur CONCEPT X statt. Das Feedback der teilnehmenden Kommunikationsverantwortlichen aus zwölf lokalen Unternehmen fiel durchweg positiv aus. Insbesondere die hybride Videokonferenztechnik konnte überzeugen.