Bevor ein Dienstleister beauftragt wird, sollten die unternehmensinternen Rahmenbedingungen festgelegt werden:

• Ziele des Projekts definieren (z. B. Platz sparen, Datenschutz verbessern, HR-Prozesse beschleunigen)

• Anforderungen an den Dienstleister formulieren

• Beteiligte Stellen koordinieren: HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat

Tipp: Binden Sie den Datenschutzbeauftragten und den Betriebsrat frühzeitig ein – gerade bei der Auftragsvergabe und den Fragen zum Datenzugriff und zur Verarbeitung.

Ein erfahrener Dienstleister bringt das nötige Know-how, die technische Infrastruktur und die rechtlichen Kenntnisse mit. Achten Sie bei der Auswahl auf folgende Punkte:

• Zertifizierungen (z. B. ISO 27001, GoBD-konforme Verfahrensdokumentation)

• Erfahrung mit HR-relevanten Dokumenten

• Standort des Rechenzentrums in Deutschland

• Sichere Datenübertragung und verschlüsselte Speicherung

• Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß DSGVO

Viele Dienstleister übernehmen nicht nur das Scannen, sondern auch die Indexierung, Sortierung und Einspielung der digitalisierten Akten in Ihr HR-System.

Gemeinsam mit dem Dienstleister wird der Ist-Zustand aufgenommen:

• Wie viele Akten sind zu digitalisieren?

• Welche Dokumenttypen und Register existieren?

• In welchem Zustand befinden sich die Papierakten?

Im nächsten Schritt werden die Akten – meist in verschlossenen, versiegelten Boxen – sicher zum Scan-Zentrum transportiert.

Der Scanprozess selbst erfolgt nach festgelegten Qualitätsstandards:

• Dokumente werden gesichtet, entklammert und gescannt

• OCR-Texterkennung ermöglicht die spätere Durchsuchbarkeit

• Dateien werden verschlagwortet, nach Dokumententyp kategorisiert und benannt

• Strukturierter Export der Daten zur Übernahme in Ihr HR-System

Hochsensible Dokumente wie Arbeitsverträge, Kündigungen oder Nachweise werden mit besonderer Sorgfalt behandelt. In der Regel findet die Verarbeitung aktenweise und nach festem Registerschema statt.

Ein professioneller Anbieter unterstützt Sie auch bei der Entscheidung, welche Papierdokumente aufbewahrt oder vernichtet werden dürfen:

• Aufbewahrungspflichten beachten (6 bis 10 Jahre je nach Dokumententyp)

• Rechtsgültige Dokumente wie Kündigungen ggf. zusätzlich in Papierform archivieren

• Vernichtung nur nach schriftlicher Freigabe und durch zertifizierte Aktenvernichter

Viele Dienstleister bieten die physische Archivierung der Originale über einen definierten Zeitraum als Zusatzleistung an.

Nach dem Scanprozess übermittelt der Dienstleister die digitalisierten Personalakten – meist per gesichertem Datentransfer – an Ihr Unternehmen. Dabei sollte folgendes berücksichtigt werden:

• Kompatibilität mit Ihrer HR-Software (SAP, P&I LOGA, DATEV, etc.)

• Strukturierte Datenübergabe inkl. Metadaten und Dateinamenkonvention

• Import in die digitale Personalakte erfolgt meist automatisiert oder durch IT-Support

Wichtig ist, dass Rollen- und Berechtigungskonzepte bei der Einführung klar definiert sind, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Nach der erfolgreichen Digitalisierung sollte Ihre HR-Abteilung geschult werden:

• Zugriffsrechte und Aktenstruktur verstehen

• Neue Abläufe zur Pflege digitaler Akten verinnerlichen

• Richtlinien zur Nachpflege und revisionssicheren Archivierung anwenden

Ein guter Dienstleister begleitet Sie auch in der Nachphase und unterstützt bei Rückfragen, Systemintegration oder künftigen Digitalisierungen.

Die Digitalisierung von Personalakten ist ein komplexes Projekt – besonders in Hinblick auf Datenschutz, rechtliche Anforderungen und die notwendige Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten.

Ein erfahrener Scandienstleister bietet hier wertvolle Unterstützung und sorgt für einen reibungslosen, sicheren und ressourcenschonenden Ablauf. So wird aus einer aufwendigen Pflicht ein nachhaltiger Gewinn für Ihre HR-Abteilung.

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