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Im Februar 2021 fiel der langersehnte Startschuss für die Impfzentren in Deutschland, ein wichtiger Schritt im Kampf gegen die Corona-Pandemie. Mit dabei auch 26 Impfzentren einer Kassenärztlichen Vereinigung, die die Ratiodata als Digitalisierungspartner unterstützt. Bereits in der Vorbereitung während der Vormonate zeigte sich: Die Kassenärztliche Vereinigung braucht einen starken Partner, um die physischen Impfunterlagen aus den Impfzentren kurzfristig zu digitalisieren und in einem Datenformat zur Verfügung zu stellen, das den Aufbau eines digitalen Archivsystems ermöglicht.

Eine willkommene Gelegenheit für die Ratiodata, die Kassenärztliche Vereinigung zu unterstützen und mit ihrer langjährigen Expertise im Geschäftsbereich Scan- & Dokumenten-Services ihren Teil zur erfolgreichen Immunisierung großer Bevölkerungsgruppen beizutragen. Binnen weniger Wochen stellte sie ein durchdachtes Digitalisierungs-, Logistik- und Einlagerungskonzept auf, das die Kassenärztliche Vereinigung nachhaltig überzeugen konnte.

Nach erfolgreichem Abschluss der Projekt- und Prozessplanungsphase übernahm die Ratiodata mit Eröffnung der Impfzentren und deren Erstellung von Impfunterlagen folgende wesentlichen Tätigkeiten:

Abholung der Unterlagen in den Impfzentren und Transport zur Ratiodata
Digitalisierung der Unterlagen, Auslesen von Daten und Weitergabe an die Systeme der Kassenärztlichen Vereinigung
Einlagerung oder datenschutzkonforme Vernichtung der Originaldokumente, je nach Anforderungen
Bei den digitalisierten Dokumenten handelte es sich um besonders schützenswerte Daten im Sinne des Artikels 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), da hier sensible Gesundheitsdaten erhoben und verarbeitet wurden. Die Ratiodata war und ist auf diese Anforderungen bestens vorbereitet. Ihre jährlich auditierten Zertifizierungen gemäß ISO 27001, ISO 9001, IDW PS 951 (Typ 2) sowie BSI TR 03138 vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik ermöglichten es, jederzeit Dokumente mit einem hohen Schutzbedarf – wie es bei persönlichen Gesundheitsdaten der Fall ist – rechtssicher zu verarbeiten.

Im Rahmen des Logistikkonzepts holte die Ratiodata an den insgesamt 26 Impfzentren täglich die erzeugten Impfunterlagen ab und transportierte diese zu einem ihrer nächstgelegenen Produktionsstandorte in Münster oder Duisburg. Auch das dafür erforderliche Transport- und Verpackungsmaterial stellte sie im Zuge dessen bedarfsgerecht bereit, um die Dokumente zu jeder Zeit optimal zu schützen. Darüber hinaus wurden nach Bedarf zusätzliche Impfunterlagen aus besonderen Impfkampagnen, wie beispielsweise in Pflegeheimen, verarbeitet. So konnte die Ratiodata 2021 insgesamt über fünf Millionen Impfvorgänge digitalisieren und die gewonnenen Daten an die Kassenärztliche Vereinigung ausliefern.

An den beiden Standorten Koblenz und Münster richtete die Ratiodata in ihren Bestandsgebäuden neue Eventbereiche ein, um den wachsenden Mitarbeiterzahlen und Kundenveranstaltungen gerecht zu werden. Die multifunktionalen, großen Konferenzräume setzen auf modernste Medientechnik, um verschiedenste Nutzungsszenarien – von Präsenzveranstaltungen bis zu hybriden Meetings – optimal abzudecken.

Mit dem Auszug der Serviscope als Untermieter aus ihren Räumlichkeiten in Münster ergab sich die Chance, hier einen kompletten Konferenzbereich neu einzurichten. So entstanden ein großer, modular trennbarer Eventraum samt Bewirtungsgelegenheit, zwei kleinere Besprechungs- und Konferenzräume sowie eine moderne offene Ausstellungsfläche für die Produktpräsentation gegenüber Kunden und Besucher*innen. Im großen Eventraum kommt ein Videokonferenzsystem mit zwei 98-Zoll-Monitoren, mehreren Kameras, Soundanlage und Deckenmikrofonen zum Einsatz. So lassen sich Videobild und Präsentationen übertragen und virtuelle Zusammenkünfte abbilden. Zusätzlich bieten in die Wand verbaute Bildschirme Platz für die Präsentation von Bildern oder Videos gegenüber externen Kunden. Die Steuerung der Medientechnik, der modernen Klima- sowie Lüftungstechnik, einer weiteren versenkbaren Leinwand samt Deckenbeamerlift und der farbigen LED-Deckenspots läuft über ein Touchpad, während der Laptop als Präsentationsmedium dank des BenQ InstaShow direkt mit der Medientechnik interagiert.

Auch in Koblenz wurde aus ehemaligen Büros und einem vorherigen kleinen Besprechungsraum eine etwa 200 Quadratmeter große Eventfläche geschaffen. Das hier verbaute Videokonferenzsystem weist eine medientechnische Ausstattung auf, die vergleichbar ist mit der am Standort in Münster. Der nebengelagerte Bewirtungsbereich ermöglicht darüber hinaus die Vermietung an externe Unternehmen samt Catering.

Die neuen Eventbereiche kamen im vergangenen Geschäftsjahr bereits bei mehreren Anlässen zum Einsatz. Sie wurden neben internen Besprechungen und Tagungen auch für die Ratiodata Banken-Roadshow genutzt. Auch extern konnten die Räumlichkeiten bereits erfolgreich vermietet werden. So fand in Münster unter anderem ein AfterWorkShop des Bundesverbands mittelständische Wirtschaft (BVMW) Münsterland gemeinsam mit der Kommunikationsagentur CONCEPT X statt. Das Feedback der teilnehmenden Kommunikationsverantwortlichen aus zwölf lokalen Unternehmen fiel durchweg positiv aus. Insbesondere die hybride Videokonferenztechnik konnte überzeugen.