Die häufigsten Fehler bei der Digitalisierung von Personalakten – und wie Sie sie vermeiden
Die Digitalisierung von Personalakten ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einer modernen und effizienten Personalverwaltung. Doch wer diesen Schritt unvorbereitet oder überhastet geht, riskiert nicht nur organisatorisches Chaos, sondern auch rechtliche Probleme. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die häufigsten Fehler bei der Digitalisierung von Personalakten – und wie Sie sie gezielt vermeiden.
Fehlende Strategie: Ohne Plan in die Digitalisierung
Viele Unternehmen starten die Digitalisierung ihrer Personalakten, ohne eine klare Strategie zu verfolgen. Statt gezielt vorzugehen, werden Dokumente unsystematisch eingescannt und gespeichert. Das führt zu einem unübersichtlichen Datenchaos, ineffizienten Prozessen und potenziellen Datenschutzverstößen.
So vermeiden Sie den Fehler: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan, der Ziele, Zuständigkeiten, Zeitrahmen und technische Anforderungen definiert. Berücksichtigen Sie dabei auch die Integration in bestehende HR-Systeme.
Vernachlässigung von Datenschutz und Compliance
Digitalisierte Personalakten enthalten sensible personenbezogene Daten. Werden bei der Digitalisierung die Vorgaben der DSGVO und des BDSG nicht eingehalten, drohen rechtliche Konsequenzen und Vertrauensverluste bei den Mitarbeitenden.
Fehlende Betriebsvereinbarung
Der Betriebsrat muss bei der Einführung digitaler Personalakten gegebenenfalls mit einbezogen werden – etwa wenn personenbezogene Daten verarbeitet oder neue Tools eingeführt werden, die das Verhalten der Mitarbeitenden nachvollziehbar machen.
So vermeiden Sie den Fehler: Schaffen Sie Transparenz durch eine freiwillige Betriebsvereinbarung, die Inhalte, Zugriffsrechte, Auswertung, Löschung und Rechte der Mitarbeitenden regelt.
Unvollständige Digitalisierung
Viele Unternehmen digitalisieren nur die laufenden Unterlagen und lassen die Altdokumente außen vor. Die Folge: eine hybride, schwer zu pflegende Systemlandschaft mit parallelen Papier- und Digitalakten.
So vermeiden Sie den Fehler: Planen Sie die vollständige Digitalisierung aller vorhandenen Personalakten. Sortieren Sie vorab unnötige Dokumente aus und lassen Sie wichtige Originale – wie Arbeitsverträge oder Kündigungsschreiben – zusätzlich in Papierform archivieren.
Fehlende Schulungen für HR-Mitarbeitende
Auch das beste System bringt keinen Nutzen, wenn die Anwender es nicht beherrschen. Fehlt es an Schulung und Akzeptanz, kommt es zu Bedienungsfehlern oder ineffizienter Nutzung.
So vermeiden Sie den Fehler: Schulen Sie Ihre HR-Abteilung umfassend in der neuen Software und machen Sie sie mit Datenschutz, digitaler Ablage und Workflows vertraut. Schaffen Sie Akzeptanz durch frühzeitige Einbindung.
Unzureichende Dokumentation und Protokollierung
Veränderungen an Personalakten müssen lückenlos nachvollziehbar sein. Fehlen Protokolle oder Historien, ist das System nicht rechtskonform und fehleranfällig.
So vermeiden Sie den Fehler: Nutzen Sie ein System, das alle Änderungen automatisch protokolliert. So behalten Sie den Überblick und sichern sich im Streitfall ab.
Kein konkreter Verantwortlicher für den Prozess
Wenn niemand zuständig ist, wird die Digitalisierung zur Dauerbaustelle. Aufgaben bleiben liegen, es fehlt an Kontrolle und Fortschritt.
So vermeiden Sie den Fehler: Benennen Sie ein Projektteam mit klaren Verantwortlichkeiten. Idealerweise arbeiten HR, IT und Datenschutz eng zusammen.
Externe Unterstützung spart Zeit und minimiert Risiken
Die Digitalisierung von Personalakten ist ein komplexes Projekt – besonders in Hinblick auf Datenschutz, rechtliche Anforderungen und die notwendige Sorgfalt im Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten.
Ein erfahrener Scandienstleister bietet hier wertvolle Unterstützung und sorgt für einen reibungslosen, sicheren und ressourcenschonenden Ablauf. So wird aus einer aufwendigen Pflicht ein nachhaltiger Gewinn für Ihre HR-Abteilung.
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