Die häufigsten Fehler bei der Planung von Meetingräumen –
und wie sie sich vermeiden lassen
Moderne Meetingräume sind heute mehr als nur Orte für Besprechungen – sie sind zentrale Schnittstellen für Kommunikation, Zusammenarbeit und strategische Entscheidungen. Umso wichtiger ist eine durchdachte Raumplanung, die sowohl technische als auch ergonomische und organisatorische Aspekte berücksichtigt. Doch gerade in der Planungsphase werden häufig entscheidende Fehler gemacht, die sich später negativ auf die Produktivität und Nutzerzufriedenheit auswirken. Dieser Artikel zeigt die häufigsten Fallstricke auf – und wie sie sich gezielt vermeiden lassen.
Fehlende Bedarfsanalyse – wenn der Raum nicht zum Zweck passt
Das Problem:
Oft wird ein Raum gestaltet, ohne zuvor eine konkrete Analyse des tatsächlichen Nutzungsverhaltens durchzuführen. Dabei haben Stand-up-Meetings, hybride Konferenzen oder kreative Workshops jeweils unterschiedliche Anforderungen an Ausstattung, Größe und Technik.
Die Lösung:
Vor der Planung empfiehlt sich eine strukturierte Bedarfsanalyse in enger Abstimmung mit den künftigen Nutzergruppen. Unterschiedliche Raumkonzepte – vom kleinen Besprechungsraum bis zum multifunktionalen Konferenzbereich – sollten je nach Bedarf realisiert werden.
Unzureichende Akustik – der stille Effizienz-Killer
Eine schlechte Raumakustik beeinträchtigt die Sprachverständlichkeit und führt zu Ermüdung und Konzentrationsverlust – gerade bei längeren Meetings oder hybriden Formaten mit Mikrofontechnik.
Die Lösung:
Bereits in der Planungsphase sollten akustische Maßnahmen berücksichtigt werden:
- Akustikpaneele an Decken und Wänden
- Schallabsorbierende Bodenbeläge (z. B. Teppich)
- Mobile Trennwände mit schalldämmender Wirkung
Zudem ist die Abstimmung von Mikrofon- und Lautsprecherpositionen auf die Raumakustik essenziell, um eine klare Übertragung in alle Richtungen zu gewährleisten.
Veraltete oder nicht bedarfsgerechte Medientechnik
Das Problem:
Technik, die nicht intuitiv bedienbar oder nicht auf den heutigen Arbeitsalltag ausgerichtet ist, wird schnell zur Hürde – statt zur Unterstützung.
Die Lösung:
Empfehlenswert sind moderne Präsentationslösungen, etwa kabellose Übertragungssysteme (BYOD-fähig), Touch-Displays, Videokonferenzsysteme mit Kamera-Tracking sowie zentral steuerbare Bedieneinheiten. Eine regelmäßige Wartung und Schulung der Nutzer:innen erhöht die Akzeptanz und Zuverlässigkeit im Betrieb.
Fehlende Flexibilität in der Raumgestaltung
Das Problem:
Starre Möblierung oder fest installierte Technik verhindern spontane Anpassungen an verschiedene Nutzungsszenarien.
Die Lösung:
Flexibel nutzbare Räume mit modularen Möbeln, höhenverstellbaren Tischen, mobilen Whiteboards oder faltbaren Trennwänden ermöglichen eine schnelle Reaktion auf unterschiedliche Besprechungssituationen – vom kreativen Workshop bis zur Videokonferenz.
Vernachlässigung von Ergonomie und Komfort
Das Problem:
Unbequeme Stühle, mangelhafte Beleuchtung oder fehlende Klimaregulierung beeinträchtigen das Wohlbefinden und die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden.
Die Lösung:
Ergonomisch gestaltetes Mobiliar, eine gut regulierbare Beleuchtung sowie ausreichende Frischluftzufuhr oder Klimatisierung sind zentrale Aspekte einer professionellen Meetingraumplanung. Auch technische Details wie leicht zugängliche Stromquellen oder integrierte Lademöglichkeiten sollten berücksichtigt werden.
Unzureichende Ausstattung für hybride Meetings
Das Problem:
Gerade im Zuge zunehmender Remote-Arbeit ist die Durchführung hybrider Meetings zum Standard geworden. Viele Räume sind jedoch nicht ausreichend dafür vorbereitet.
Die Lösung:
Eine professionelle Ausstattung mit 360°-Mikrofonen, hochwertigen Kameras und Displays sowie intelligenter Raumakustik sorgt dafür, dass auch externe Teilnehmer:innen optimal eingebunden werden. Wichtig ist hier insbesondere die gleichberechtigte Wahrnehmung aller Teilnehmenden – unabhängig vom Aufenthaltsort.
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