Digitaler Posteingang: In 6 Schritten umsetzen
Der digitale Posteingang ist für viele Unternehmen ein erster, aber zentraler Baustein der digitalen Transformation. Statt physischer Postkörbe, Umlaufmappen oder langwieriger interner Verteilung werden Briefe, Rechnungen oder Anträge zentral eingescannt, elektronisch aufbereitet und digital an die zuständigen Personen oder Systeme weitergeleitet.
Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen – es ermöglicht auch schnellere Reaktionen, revisionssichere Archivierung und einen standortunabhängigen Zugriff. Doch wie lässt sich ein digitaler Posteingang strukturiert umsetzen? In diesem Beitrag zeigen wir die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Einführung.
1. Posteingang analysieren und Prozesse erfassen
Bevor die Digitalisierung beginnt, ist es wichtig, den aktuellen Posteingang genau zu verstehen. Welche Dokumente treffen ein? Wie werden sie verteilt? Wer ist für welche Art von Post zuständig?
In dieser Phase gilt es, die bestehenden analogen Abläufe zu dokumentieren und typische Dokumentarten zu identifizieren – etwa:
- Eingangsrechnungen
- Kundenanfragen
- Verträge oder Vertragsunterlagen
- Personalunterlagen
- Allgemeine Geschäftspost
Je klarer der Ist-Zustand, desto zielgerichteter kann der digitale Prozess später gestaltet werden.
2. Zuständigkeiten und Ziele definieren
Ein digitaler Posteingang betrifft viele Abteilungen – vom Empfang über die Buchhaltung bis zur Geschäftsleitung. Daher ist es sinnvoll, zu Beginn ein interdisziplinäres Projektteam zusammenzustellen.
Zudem sollten konkrete Ziele definiert werden, z. B.:
- Schnellerer Zugriff auf Dokumente
- Automatisierte Weiterleitung
- Revisionssichere Archivierung
- Erfüllung regulatorischer Vorgaben (z. B. GoBD)
Diese Zielsetzung hilft dabei, technische Anforderungen und organisatorische Maßnahmen darauf auszurichten.
3. Scanprozess und Digitalisierung festlegen
Ein zentraler Bestandteil des digitalen Posteingangs ist die physische Digitalisierung eingehender Dokumente. Hierbei sind zwei Varianten möglich:
Zentrale Digitalisierung: Die gesamte Post wird an einem Ort eingescannt und verarbeitet.
Dezentrale Digitalisierung: Abteilungen oder Standorte scannen ihre eigene Post.
Die zentrale Variante bietet oft Vorteile hinsichtlich Qualitätssicherung, Datenschutz und Automatisierung. Wichtig ist in jedem Fall ein strukturierter Scanprozess mit definierten Scanprofilen, Auflösungen, Formatvorgaben (z. B. PDF/A) und Standards zur Trennung einzelner Dokumente.
4. Klassifizierung und Indexierung automatisieren
Nach dem Scannen müssen Dokumente erkannt, eingeordnet und mit Metadaten versehen werden. Hier kommen Texterkennung (OCR) und intelligente Klassifizierungsverfahren zum Einsatz, die z. B. anhand von Absender, Betreffzeile oder Schlagwörtern die Dokumentart identifizieren.
Einige typische automatisierbare Schritte:
- Trennung nach Dokumententypen (Rechnung, Anfrage, Vertrag usw.)
- Zuweisung an Fachbereiche oder Sachbearbeitende
- Anreicherung mit Schlagwörtern oder Kategorien
- Übergabe an nachgelagerte Systeme (z. B. DMS, ERP, Ticket-Systeme)
Diese automatisierte Indexierung ist essenziell, um die Effizienz des digitalen Posteingangs voll auszuschöpfen.
5. Datenschutz und Compliance beachten
Gerade bei der Verarbeitung personenbezogener oder sensibler Daten gelten strenge gesetzliche Anforderungen. Die Einführung eines digitalen Posteingangs muss daher unter Einbeziehung des Datenschutzbeauftragten und ggf. der IT-Sicherheit erfolgen.
Wichtige Aspekte:
- DSGVO-konforme Verarbeitung personenbezogener Daten
- Schutz der Dokumente vor unbefugtem Zugriff
- Löschkonzepte und Zugriffsprotokollierung
- Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit (z. B. nach GoBD)
Ein gut abgestimmtes Berechtigungskonzept und transparente Verarbeitungsregeln schaffen hier Sicherheit und Vertrauen.
6. Mitarbeitende einbinden und schulen
Die Einführung eines digitalen Posteingangs ist nicht nur ein technisches, sondern auch ein organisatorisches Projekt. Deshalb sollten Mitarbeitende frühzeitig informiert, eingebunden und geschult werden.
Hilfreiche Maßnahmen:
- Schulungen zum neuen Prozess und System
- Rollenklarheit: Wer bekommt welche Dokumente? Wer ist für die Weiterleitung zuständig?
- Feedbackrunden zur Optimierung nach der Einführung
Ein klar kommunizierter Nutzen (z. B. weniger Papierarbeit, schnellere Bearbeitungszeiten) erhöht die Akzeptanz im Unternehmen deutlich.
Ein strukturierter, sicherer und effizienter digitaler Posteingang lässt sich mit überschaubarem Aufwand realisieren – sofern die sechs Schritte konsequent umgesetzt werden. Von der Analyse der Dokumentenströme über technische Abläufe bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden gilt: Je besser geplant, desto nachhaltiger der Erfolg.
Sie planen die Einführung eines digitalen Posteingangs oder möchten bestehende Prozesse optimieren?
Wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse, Umsetzung und Auswahl passender Lösungen.
Nutzen Sie unser Kontaktformular – wir freuen uns auf Ihre Anfrage.