In der Immobilienverwaltung fallen täglich umfangreiche Dokumentenmengen an – von Mieterkommunikation und Vertragsunterlagen bis hin zu Betriebskostenabrechnungen. Bei der Baugenossenschaft Freie Scholle eG in Bielefeld, die über 5.000 Wohnungen verwaltet, wurde dieser Aufwand zunehmend zum Problem.

Die Akten mussten physisch archiviert, sorgfältig sortiert und jederzeit zugänglich sein. Doch Papier braucht Platz, verursacht Suchzeiten und ist anfällig für Verlust oder Verwechslung. Zusätzlich verlangte die mobile Wohnungsabnahme digitale Verfügbarkeit bestimmter Unterlagen. Auch großformatige Bauzeichnungen, oft auf empfindlichem Papier, mussten manuell gesichtet werden.

Die Lösung: Eine umfassende Digitalisierung – effizient, sicher und abgestimmt auf die komplexen Anforderungen der Wohnungswirtschaft.

In dem Projekt digitalisierten wir 6.000 Mitgliedsakten mit insgesamt ca. 900.000 Blatt sowie rund 12.000 Bauzeichnungen in unterschiedlichen Formaten – von DIN A3 bis Überformat.

Der Ablauf im Überblick:

Sonderwünsche wie die Priorisierung einzelner Akten oder der Zugriff vor Abschluss der Bearbeitung wurden ebenfalls umgesetzt. Eine definierte Musterakte regelte, welche Dokumente aufbewahrt oder vernichtet werden.

Bei den großformatigen Bauplänen nutzte Ratiodata spezielle Zeichnungsscanner. Die Scans wurden nach Kundenwunsch mit durchlaufender Dateinummer und individueller Ordnerstruktur versehen.

Die Baugenossenschaft profitiert nun von einer erheblichen Zeitersparnis, weniger Aufwand in der täglichen Verwaltung und einer spürbaren Entlastung bei der Aktenpflege. Alle Unterlagen sind digital archiviert, einheitlich benannt und strukturiert abrufbar – mobil, revisionssicher und platzsparend.

Die Lösung unterstützt auch moderne, mobile Arbeitsweisen – etwa bei Wohnungsabnahmen via Tablet. Großformatige Pläne lassen sich direkt am Bildschirm sichten und weiterverarbeiten.