Bis vor Kurzem verwaltete das Klinikum Darmstadt seine rund 3.300 Personalakten ausschließlich papierbasiert – abgelegt in drei großen Metallschränken im Verwaltungstrakt. Die tägliche Arbeit der Personalabteilung war dadurch stark eingeschränkt: Wer eine Akte benötigte, musste sich physisch auf den Weg machen, hoffen, dass das Dokument korrekt einsortiert war – und bei parallelen Anfragen warten, bis die Akte wieder verfügbar war.

Zudem stiegen die Anforderungen an Datensicherheit und Prozessdokumentation: Papierbasierte Akten erschwerten revisionssichere Prozesse und ließen sich nicht zentral überwachen. Auch die Platzbindung durch Archivflächen war ein wachsendes Problem – nicht nur wegen knapper Ressourcen, sondern auch unter Nachhaltigkeitsaspekten.

Vor diesem Hintergrund entschied sich das Klinikum für eine umfassende Digitalisierung der Personalakten – mit dem Ziel, Effizienz, Sicherheit und Transparenz deutlich zu steigern.

Die Ratiodata übernahm die Digitalisierung von 3.300 Personalakten. Besonders wichtig war dem Klinikum dabei die Einhaltung höchster Datenschutz- und Sicherheitsstandards – insbesondere bei sensiblen Personaldaten.

Jede Akte wurde durch die Mitarbeitenden vorab mit einem Barcode versehen und in einer mobilen Datenbank erfasst. Die Transporteinheiten wurden versiegelt und lückenlos dokumentiert. Vor Ort bei der Ratiodata wurden die Daten mit den Akten abgeglichen, professionell aufbereitet und mit Hochleistungsscannern in exzellenter Qualität digitalisiert. Anschließend wurden die Daten sicher in das Dokumentenmanagementsystem des Klinikums überführt.

Heute sind alle Personalakten per Knopfdruck am Bildschirm verfügbar. Die Suchzeiten wurden drastisch reduziert, der Zugriff ist standortunabhängig, und der zuvor genutzte Archivraum kann nun neu genutzt werden. Besonders hilfreich: Die implementierte OCR-Texterkennung, mit der sich Personalakten schnell nach Stichworten durchsuchen lassen – ein echter Mehrwert für die tägliche Arbeit der Personalabteilung.

Zusätzlich konnte der bisher für Archivzwecke genutzte Raum anderweitig verwendet werden – ein Mehrwert, der sich langfristig auszahlt.