Wie die digitale Poststelle Ihre Postverarbeitung automatisiert und beschleunigt
Die tägliche Verarbeitung von Briefpost gehört in vielen Unternehmen noch immer zu den zeit- und ressourcenintensiven Aufgaben. Physische Post muss geöffnet, sortiert, an die richtigen Stellen verteilt und archiviert werden – oft manuell und papiergebunden. Genau hier setzt die digitale Poststelle an.
Mit ihr wird der komplette Eingangspostprozess automatisiert: Von der Digitalisierung über die Klassifizierung bis zur Verteilung an die zuständigen Stellen oder Fachsysteme. Das spart Zeit, reduziert Fehlerquellen und schafft die Grundlage für durchgängig digitale Prozesse.
Was ist eine digitale Poststelle?
Die digitale Poststelle ist ein zentraler Eingangskanal für alle eingehenden Papierdokumente. Hier wird die physische Post eingescannt, mit Hilfe intelligenter Software analysiert, klassifiziert und digital weitergeleitet.
Je nach Aufbau können verschiedene Quellen eingebunden sein:
- Briefe per Post
- Fax-Dokumente
- Eingescannte Formulare
- Optional: E-Mails und digitale Anhänge
Durch standardisierte Prozesse und automatisierte Entscheidungen entsteht ein zentrales, digitales Eingangstor – unabhängig vom ursprünglichen Format des Dokuments.
Vorteile der digitalen Poststelle im Überblick
Ein gut strukturierter digitaler Posteingang bietet eine Vielzahl konkreter Vorteile – insbesondere, wenn er als durchgängiger Prozess über Abteilungsgrenzen hinweg gedacht wird.
Typische Vorteile sind:
- Zeitersparnis: Manuelle Sortierung und physische Verteilung entfallen.
- Schnelligkeit: Dokumente gelangen direkt zur richtigen Ansprechperson.
- Transparenz: Jede Bewegung ist digital nachvollziehbar.
- Skalierbarkeit: Auch große Mengen lassen sich effizient verarbeiten.
- Verfügbarkeit: Mitarbeitende können standortunabhängig auf Dokumente zugreifen.
- Compliance: Datenschutz- und Archivvorgaben werden zentral erfüllt.
Die digitale Poststelle wird so zum Bindeglied zwischen analogem Eingang und digitalen Geschäftsprozessen.
Kernfunktionen einer digitalen Poststelle
Im Zentrum der Lösung steht die automatisierte Dokumentenverarbeitung. Hierzu gehören unter anderem folgende Schritte:
- Digitalisierung
Alle eingehenden Papierdokumente werden eingescannt – zentral oder dezentral – und in standardisierte digitale Formate überführt. - Klassifizierung und Extraktion
Intelligente Software erkennt, um welchen Dokumenttyp es sich handelt (z. B. Rechnung, Vertrag, Anfrage) und extrahiert relevante Inhalte wie Absender, Datum oder Referenznummern. - Verteilung und Weiterleitung
Basierend auf vordefinierten Regeln oder KI-gestützten Entscheidungsmodellen wird das Dokument automatisch an die zuständige Abteilung oder das passende Fachsystem (z. B. ERP, DMS, CRM) weitergeleitet. - Archivierung
Parallel erfolgt eine revisionssichere Ablage im digitalen Archiv – inklusive Zeitstempel und Zugriffsprotokollen. - Monitoring und Nachvollziehbarkeit
Über Dashboards oder Workflows lässt sich jederzeit nachvollziehen, wo sich ein Dokument befindet und wer es bearbeitet hat.
Worauf Unternehmen bei der Einführung achten sollten
Damit eine digitale Poststelle ihr Potenzial entfalten kann, ist eine sorgfältige Planung wichtig. Entscheidend sind vor allem:
- Einheitliche Klassifizierungsregeln: Welche Kriterien sollen zur Zuordnung genutzt werden?
- Anbindung bestehender Systeme: Schnittstellen zu ERP, DMS oder Ticketsystemen müssen klar definiert sein.
- Berechtigungs- und Rollenkonzepte: Wer darf welche Dokumente einsehen oder weiterverarbeiten?
- Datenschutz und Sicherheit: DSGVO-konforme Verarbeitung sensibler Informationen muss gewährleistet sein.
Ein weiterer Erfolgsfaktor: Die frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, insbesondere jener, die bisher in die manuelle Postbearbeitung involviert waren.
Die digitale Poststelle als Baustein der Prozessautomatisierung
Im Zusammenspiel mit anderen digitalen Prozessen – etwa im Rechnungswesen, im Kundenservice oder in der Personalabteilung – wird die digitale Poststelle zu einem leistungsfähigen Werkzeug für End-to-End-Digitalisierung.
Beispiel: Eine eingehende Bewerbung wird automatisch erkannt, an HR weitergeleitet, im Bewerbermanagementsystem abgelegt und archiviert – ohne manuelles Eingreifen.
Auch im Kontext von hybriden Arbeitsmodellen spielt die digitale Poststelle eine wichtige Rolle: Mitarbeitende im Homeoffice haben ortsunabhängig Zugriff auf die gleiche Post wie Kolleg:innen im Büro – ohne Medienbruch oder Zeitverzögerung.
Sie möchten Ihre Postverarbeitung effizienter gestalten oder prüfen, ob eine digitale Poststelle zu Ihren Abläufen passt?
Dann schreiben Sie uns über unser Kontaktformular – wir unterstützen Sie gerne bei der Analyse und Umsetzung.