Die Volksbank Raiffeisenbank Bayern Mitte eG mit Sitz in Ingolstadt betreut rund 100.000 Kund*innen an 37 Geschäftsstellen. Mit 55.555 Mitgliedern und einer Bilanzsumme von rund 2,4 Mrd. Euro ist sie ein starker Partner für Menschen und Wirtschaft in der Region.

Ende 2016 stand die Bank vor einer klaren Herausforderung: Die Vielzahl an physischen Kreditakten beanspruchte enorme Archivflächen, verursachte zeitintensive Suchprozesse und erschwerte den ortsunabhängigen Zugriff für Mitarbeitende. Gleichzeitig wollte die Bank den Grundstein für einen durchgängig digitalen Kreditprozess legen – von der Bestandsdigitalisierung bis hin zur elektronischen Verarbeitung neuer Kredite.

Das Ziel war eindeutig: bessere Beratungsqualität, schnelle Auskunftsfähigkeit, Entlastung durch weniger Papier sowie die Voraussetzung für schlanke, digitale Abläufe.

Für die Digitalisierung entschied sich die Volksbank Raiffeisenbank Bayern Mitte eG für eine Zusammenarbeit mit uns als erfahrenem Verbundpartner. Ausschlaggebend waren die hohen Sicherheitsstandards, die Erfüllung aller aufsichtsrechtlichen Vorgaben sowie die nachweisliche Expertise aus zahlreichen ähnlichen Projekten.

Zwischen Dezember 2016 und Juni 2017 wurden rund 8.000 Hängeordner und 3.500 Aktenordner mit insgesamt 11.500 Ordnern digitalisiert. Den Start bildete ein gemeinsamer Workshop, in dem die Prozesse und Regelwerke festgelegt wurden. Jede Akte, die das Haus verließ, wurde über das webbasierte Tool Web-Avise elektronisch registriert. Damit war ein lückenloses Track & Trace-System etabliert – inklusive der Möglichkeit, einzelne Akten jederzeit digital oder physisch zurückzufordern.

In 14 Lieferchargen transportierte ein eigener Kurierdienst die Akten in unser Scancenter, wo ein Projektteam von 27 Mitarbeitenden die Bearbeitung übernahm. Dort erfolgte die Klassifizierung, Digitalisierung und die Übergabe in das Zielsystem FCMS der Atruvia. Parallel wurden fertig konfektionierte Restakten an die Bank zurückgeliefert. Durch die enge Abstimmung in regelmäßigen Service-Meetings war die Bank stets über Status, Qualität und Budget informiert.

Bis Mitte 2017 waren alle Akten erfolgreich digitalisiert. Heute profitieren die Mitarbeitenden von schnellem Zugriff, ortsunabhängiger Verfügbarkeit und optimierter Beratungsqualität. Die angespannte Platzsituation wurde entschärft und interne Kurierfahrten entfallen. Gleichzeitig ist die digitale Kreditakte die Basis für moderne, automatisierte Kreditprozesse, die Durchlaufzeiten verkürzen und Ressourcen schonen.