Als moderne Regionalbank mit rund 70 Standorten suchte die Volksbank Stuttgart eG nach einer zukunftsfähigen Lösung für ihre papierbasierten Kreditakten. Ziel war es, den Zugriff auf Dokumente für Mitarbeitende und Prüfer*innen deutlich zu vereinfachen – unabhängig vom Standort. Neben Effizienz spielten auch Nachhaltigkeit und die Reduktion papiergebundener Prozesse eine wichtige Rolle.

Die Ratiodata erhielt den Auftrag, insgesamt 36.000 Akten mit über 7 Millionen Belegen zu digitalisieren und in das Archivsystem agree21FCMS der Atruvia zu integrieren. Die Bank hatte hohe Ansprüche an den Dienstleister – neben Qualität, Leistungsfähigkeit und Datenkonformität mit agree21 war die Einbindung in die Genossenschaftswelt ein entscheidendes Kriterium.

Der Scanprozess verlief strukturiert und transparent:

Besonders geschätzt wurde der partnerschaftliche Projektansatz mit regelmäßigen Statusmeetings, klarer Kommunikation und hoher Termintreue.

Innerhalb von nur zwölf Monaten konnte das gesamte Projekt planmäßig umgesetzt werden. Die Mitarbeiter:innen der Bank profitieren nun von einer zentralen, digitalen Ablage mit standortübergreifendem Sofortzugriff – ohne langes Suchen in Archiven oder Medienbrüche.

Der Digitalisierungsprozess hat die Arbeitsweise nachhaltig verändert. Sowohl die Zugriffszeiten auf die Akten als auch der Papierverbrauch konnte drastisch reduziert werden. Durch eine durchgängige Nachverfolgung konnte konnte eine Revisionssicherheit gewährleistet werden.