Natürlich spielen die Anschaffungskosten eine Rolle. Doch Unternehmen sollten den Total Cost of Ownership (TCO) betrachten. Neben dem Kaufpreis zählen dazu:

• Lizenz- und Betriebskosten

• Wartung und Updates

• Schulungs- und Supportaufwand

• Langfristige Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit

Eine vermeintlich günstige Lösung kann sich langfristig als kostspielig erweisen, wenn Funktionen fehlen oder Supportprobleme auftreten.

Ob kleines Besprechungszimmer oder großer Konferenzsaal: Videokonferenzsysteme sollten skalierbar sein. Wichtig:

• Reicht die Kameraauflösung für große Räume?

• Werden zusätzliche Mikrofone oder Lautsprecher benötigt?

• Lässt sich die Technik modular erweitern?

Ein skalierbares System wächst mit den Anforderungen des Unternehmens mit – ohne zusätzliche Großinvestitionen.

Gerade in regulierten Branchen wie Banken, Versicherungen oder im Gesundheitswesen ist IT-Sicherheit nicht verhandelbar. Achten Sie auf:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

• DSGVO-konforme Datenverarbeitung

• Zugriffskontrollen und Rechtekonzepte

• Standort der Server (idealerweise in Deutschland)

Ein Videokonferenzsystem entfaltet nur dann sein volles Potenzial, wenn es intuitiv bedienbar ist. Achten Sie darauf:

• Start der Konferenz mit wenigen Klicks

• Keine komplizierten Installationen

• Unterstützung mobiler Endgeräte

• Integration mit Kalendern und Collaboration-Tools

Die Erfahrung zeigt: Je einfacher die Bedienung, desto häufiger und effizienter wird das System genutzt.

Technik darf nicht zum Störfaktor werden. Das heißt:

• 4K- oder Full-HD-Kamera mit Autofokus und Weitwinkel

• Professionelle Mikrofone, idealerweise mit Beamforming

• Lautsprecher mit klarer Sprachausgabe

• Akustikoptimierung des Raums (z. B. durch Paneele, Teppiche, Vorhänge)

Gute Bild- und Tonqualität schaffen Vertrauen und fördern die Zusammenarbeit – insbesondere in hybriden Teams.

Ein modernes System sollte nicht auf eine Plattform beschränkt sein. Prüfen Sie:

• Funktioniert das System mit Microsoft Teams, Zoom, Webex & Co.?

• Können externe Gäste ohne Softwareinstallation teilnehmen?

• Ist BYOD („Bring Your Own Device“) möglich?

Je offener und flexibler das System, desto besser passt es zu dynamischen Arbeitsumgebungen.

Flexibilität ist heute ein Muss. Die Videokonferenzlösung sollte:

• auf Laptops, Tablets und Smartphones funktionieren

• browserbasiert oder per App verfügbar sein

• wenig Bandbreite benötigen

• für Homeoffice, Außendienst und mobiles Arbeiten optimiert sein

Mobilität fördert die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg.

Ein zuverlässiger Partner ist Gold wert. Guter Support bedeutet:

• schnelle Hilfe bei technischen Problemen

• Beratung bei der Auswahl und Planung

• regelmäßige Updates und Wartung

• deutschsprachiger Kundenservice

Investieren Sie in einen Anbieter, der auch nach dem Kauf für Sie da ist.

Die richtige Videokonferenzlösung bietet weit mehr als nur Kamera und Mikrofon. Sie ist eine Investition in effiziente Kommunikation, bessere Zusammenarbeit und professionelle Außenwirkung. Wer dabei technische, wirtschaftliche und sicherheitsrelevante Aspekte gleichermaßen berücksichtigt – und auf einen erfahrenen Partner setzt – ist für die Zukunft der Arbeitswelt bestens gerüstet.

Unsere Expertinnen und Experten beraten Sie gern bei Auswahl, Integration und Umsetzung – individuell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten.

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