Die Hamburger Miske & Loeck Assekuranz Makler GmbH ist ein traditionsreiches Unternehmen mit über 28.000 Kund*innen. In mehr als 75 Jahren Unternehmensgeschichte sammelten sich rund 20.000 Vertragsakten mit über einer Million Seiten an. Diese papierbasierten Bestände wurden zunehmend zur Herausforderung: Archive nahmen immer mehr Platz ein, Mitarbeitende verbrachten viel Zeit mit der manuellen Suche nach Unterlagen und eine digitale Durchsuchbarkeit war nicht gegeben. Um die Prozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten, entschied sich das Maklerbüro für eine umfassende Digitalisierung.

Gemeinsam entwickelten wir eine maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategie. Dabei wurde eine doppelte Speicherung umgesetzt: Schwarzweiß-Dokumente für die tägliche Arbeit, farbige Scans separat archiviert für selteneren Zugriff. Moderne Hochleistungsscanner ermöglichten das parallele Scannen in beiden Varianten, ohne doppelte Prozesskosten zu verursachen. Ein Barcode-System sorgte für eine lückenlose Nachverfolgung und die schnelle Bereitstellung einzelner Akten.

Die Altakten wurden sicher zwischengelagert und nach Freigabe zertifiziert vernichtet. Anschließend erfolgte die zentrale Bereitstellung der Dateien über einen verschlüsselten SFTP-Server. Multi-PDF/A-Dateien mit Indexierung stellten sicher, dass die digitalen Unterlagen optimal in die bestehende Versicherungsanwendung integriert werden konnten – ohne Einbußen bei der Performance.

Innerhalb von nur zehn Tagen wurden 6.000 Akten revisionssicher digitalisiert und für die Mitarbeitenden sofort nutzbar gemacht. Heute profitieren Miske & Loeck von deutlich schnelleren Zugriffsmöglichkeiten, einer effizienten Volltextsuche in Vertragsdokumenten und einer verbesserten Performance durch die separate Ablage farbiger Dokumente. Mitarbeitende können neue Schriftstücke nun direkt selbst digitalisieren und archivieren. Auch der Platzbedarf in den Archiven wurde erheblich reduziert, wodurch weitere Ressourcen frei wurden.

Die erfolgreiche Zusammenarbeit wird fortgesetzt: In einem nächsten Schritt sollen weitere tausende Altakten digitalisiert werden, um langfristig vollständig papierunabhängig arbeiten zu können.