Fusionen sind in der Finanzbranche längst zur strategischen Antwort auf wachsende Herausforderungen geworden. So schlossen sich bereits 2013 die Sparkassen Unna und Kamen zusammen, 2017 folgte die Fusion mit der Sparkasse Fröndenberg. Mit den organisatorischen Veränderungen stieg auch der Bedarf, Prozesse effizienter zu gestalten und Medienbrüche zu vermeiden.

Ein Schwerpunkt war dabei die Digitalisierung der umfangreichen Kreditakten. In den Beständen lagen über 3.150 Akten mit insgesamt 630.000 Seiten – verteilt auf verschiedene Standorte. Diese Unterlagen waren nicht nur platzintensiv, sondern erschwerten die Arbeit von Mitarbeitenden erheblich: Recherchen dauerten lange, die parallele Nutzung durch mehrere Abteilungen war unmöglich und rechtliche Anforderungen an Datenschutz und Nachvollziehbarkeit ließen sich in Papierform nur schwer erfüllen

In enger Zusammenarbeit mit uns entschied sich die Sparkasse UnnaKamen für eine umfassende Digitalisierung ihrer Kreditakten. Im Vorfeld wurden in Workshops die Dokumenttypen gesichtet und festgelegt, welche Unterlagen zwingend digitalisiert werden sollten und welche als Restakten zurückgeführt werden. So konnte das Projekt präzise geplant werden.

Die Sparkasse registrierte und verpackte die Akten, parallel erfassten wir die Daten bereits in unserem Web-Avise-System. Der Transport erfolgte durch geschulte Mitarbeitende direkt in unser Scancenter nach Münster. Dort wurden die Akten nach definierten Kriterien klassifiziert, in exzellenter Qualität digitalisiert und für den Import in das Dokumenten-Management-System OSPlus der Finanz Informatik aufbereitet.

Um eine sichere Datenübertragung zu gewährleisten, kam ein von der Finanz Informatik zertifiziertes Tool zum Einsatz. Nach Abschluss der Arbeiten wurden die gewünschten Restakten an die Sparkasse zurückgegeben, während freigegebene Unterlagen datenschutzkonform vernichtet wurden.

Die Sparkasse verfügt nun über eine revisionssichere, digitale Ablage ihrer Kreditakten. Mitarbeitende können unabhängig vom Standort und ohne Zeitverlust auf alle relevanten Unterlagen zugreifen. Durch die Integration ins OSPlus-System ist die Lösung nahtlos in den Arbeitsalltag eingebunden.

Die enge Projektabstimmung – von gemeinsamen Workshops bis zu regelmäßigen Statusmeetings – sorgte für Transparenz und eine reibungslose Umsetzung. Die eingesetzten Hochleistungsscanner mit einer Geschwindigkeit von bis zu 292 Seiten pro Minute stellten sicher, dass auch große Aktenbestände schnell und zuverlässig digitalisiert werden konnten.